ホワプラ初!Zoomによるオンラインでの全社イベントを開催しました!

皆さんこんにちは!
ホワイトプラス人事の吉川です!
今回は7月31日に行われた全社イベントについてご紹介します。

そもそも「全社イベント」とは何かを説明すると、ホワイトプラスでは毎年1月と7月の年に2回、全社員が同じ場に集まり、半期の振り返りや今後の方針の共有、バリュー表彰などをしています。そのイベントのことを「全社イベント」と呼んでいます。

いままでは会場を貸し切って、リアルの場で実施していましたが、今年は新型コロナウイルスの影響もあり、リアルでの開催ができないため、今回はホワイトプラス史上初の試みで、Zoomによるオンラインでの実施としました。

ちなみに過去のイベントの様子はこちらをご覧ください。
おかげさまで創業10周年。ホワイトプラス10周年記念パーティーを開催しました!
2020年のテーマは『愛』されるサービス・会社づくり。新年会を開催しました!

今回の記事では、全社イベント開催にあたっての準備やオンライン開催の当日の様子などをご紹介できればと思います。

オンラインでの開催にあたっての準備

オンラインでの開催はリアルでの開催とは別に準備が必要で、初めてのことだらけで大変でした。今回は演出方法と、グッズデザインに絞ってご紹介します。

Zoomでの演出方法

オンラインでの全社イベントは、いかにリアルでの開催時のように近づけるか、逆にオンラインでの開催だからこそ出来る「演出」が鍵を握ります。そこで社内のエンジニアにも協力してもらい、よりリアルに近づける演出を考えました!

Zoomではスライド共有を行うとプレゼンをするスピーカーの顔が小さくなって、せっかくのプレゼンが伝わりづらいかもしれない、という問題がありました。なので、今回はOBS(Open Broadcaster Software)というツールを使いました。

どんなツールかを簡単に説明すると、カメラやマイクをATEM miniにて取り込んだものと他のPCからビデオキャプチャボードを介して入力したスライドやPC上のzoom画面をOBS上で編集します。そして編集した画面をHDMI出力して別PCの入力として取り込こみzoomの第2のカメラとして画面共有します。

このツールを導入することで、下図のように、Zoom上でスライド共有しながらスピーカーを確認することができ、司会と社長との掛け合いも一つの画面上で見ることができました。

OBS導入で出来ること

またツール活用に伴い、カメラやマイク、ATEM miniなどの配置を下図のようにシミュレートし、リハーサルを何度か繰り返しました。

シミュレートした配置図

グッズ制作と背景画像の作成

オンラインでは自宅やオフィスからの参加となり、同じ空間にいないので全社での一体感が出にくいことや、コミュニケーションがとりにくいのでどんな人柄なのかわからないといった問題がありました。

Tシャツとタンブラーの作成

手書きのメッセージ付きで社員の自宅へお届けしました

オンラインでの全社イベントでも、同じ物を共有することで、一体感が出せるようにTシャツとタンブラーを作成しました!また全社イベントだけでなく日常生活でも活躍するグッズとなっております。

コロナ禍でホワイトプラスは在宅、オフィス、LC(※)とそれぞれ働く場所がバラバラになりました。そのような現状の中でホワイトプラスの社員は一つになりがんばってきたというメッセージと2020年の会社のテーマであるというメッセージがこのデザインに込められています。

※LC:「Lenet Carecenter」の略。クリーニングを行う工場のことをホワイトプラスでは「LC」と呼んでいます。

エニアグラム診断をもとにZoom背景を作成

エニアグラム結果に合わせた背景画像

オンラインでは、一体感や盛り上げムードを作ることが難しいので、みんなで同じものを共有できないかと考え、Zoomの背景画像をデザインすることで、と解決できないかと考えました。コロナ禍で仕事で関わらない人との雑談機会が減り、仕事で関わらない人がどんな人か知ってもらう、会話のきっかけにしてもらうために、エニアグラムの診断結果を活用しました。

エニアグラムとは、簡単な性格診断で、9つのタイプで個人の性格を表すものです。詳しくはこちらをご覧ください。

なぜエニアグラムを選んだかというと、ホワイトプラスでは、人材管理システムの「カオナビ」を導入しており、カオナビのシステムの中でエニアグラム診断ができます。すでに診断しているメンバーが多く、進めやすかったためです。

達成者: #効率的 #努力家 #目立ちたがり #要領がいい #自慢 #器用

エニアグラムの9つの性格に合わせて9種類の背景画像をオリジナルで作成・社内展開し、参加者には自分の診断結果にあわせた背景を事前に設定していただきました。

また9つの性格を表すキーワードもハッシュタグにして入れることで、会話のネタや共通点を見つけ出せるといいなという想いも込められています。

ホワプラ初!オンラインでの全社イベントスタート!

全社イベントは二部制で、一部は社長プレゼンやバリュー表彰、二部では新しい人を知るにフォーカスしたコンテンツを行いました!

感染対策として、司会の2人の間に仕切りを設置

一部は杉山さん(新卒2年目)と仙波さん(新卒1年目)が司会をしてくれました!

イベント開催にあたって、オンラインでは盛り上げムードを作りにくい、相手の感情や反応がわかりづらいということで、以下の3つのお願いをしました。

  • 事前に作成していただいたZoom背景の設定
  • Zoomのスタンプ機能やチャットでの反応
  • 動作や表情はいつもより大きく

この3つのお願いを事前にしたおかげもあって、みんながより協力的な姿勢で参加してくれて、オンラインでも盛り上がることができました!

上期の振り返りと下期の方向性を語る、社長プレゼン

社長の井下からは、上期の施策を振り返りながら、下期はどこに注力し、ホワイトプラスはどんな未来をを目指していくのかについて、プレゼンしました。

未来について熱く語る井下

上期の取り組みを振り返りながら、お客様から愛されるサービス、愛される会社に前進しているとメンバーに感謝と称賛を贈りました。

そして下期では愛されるサービスになるため、常に最高の体験をお届けするための注力すべきポイントや、より長期的なホワイトプラスとして目指したい姿についての共有をしました。

バリューを体現したメンバーに贈られる「ホワイトプラス Value Awards」

オンラインでの表彰はComment Screenで全員で祝う

社長からのプレゼンにより、2020年下期への気合いが入ったところで、バリュー表彰です。リアルでの表彰と違って、オンラインではなかなか相手の表情や考えていることが読み取れないので表彰ムードを作ることが難しいです。

そこで参加者の反応が見れるよう画面上に文字が流れる双方向アプリのComment Screenを導入しました。Comment Screenはリアルタイムで文字が画面に表示されるツールで、オンラインでも参加者の反応がわかりやすくなります。

ホワイトプラス Value Awards 2020上半期の発表!

2020年1月〜6月の上半期にバリューをもっとも体現した人へ贈られる「ホワイトプラス Value Awards 2020上半期」が発表されました。
ホワイトプラスには、組織の行動規範となる3つのバリューがあります。
(詳しくはこちらをご覧ください)

これらの各バリューを体現したメンバーを、各マネージャーからの推薦やピアボーナスツール「Unipos」の投稿量や投稿内容などをもとに、独自の選考プロセスにより候補者を選出し、表彰しています。今回は4名が受賞となりました。

  • 「のびしろで戦う〜White Space〜」部門①:システム開発G  古賀さん。
    入社後すぐに重要プロジェクトにアサインされ、わからないことだらけの中でもキャッチアップを重ね、今ではオペレーションを支えるCMSの広範囲を対応できるようになっていること。また経験のない開発言語のバージョンアップ対応をするなど、領域を広げ新しい挑戦をし形にしていく姿を評価
  • 「のびしろで戦う〜White Space〜」部門②:システム開発G  杉山さん。
    組織体制の変更によってマーケティング部システム開発グループのマネージャーのポジションを担う機会が訪れると、「 せっかくの機会なので、ぜひ挑戦したい 」と意欲的に取り組んだ。
    また新任マネージャーとして新しい知識や経験の習得に励み、日々成長していこうという姿勢は素晴らしく、期待を遥かに超える成果を出したことに評価
  • 「心遣いで仲間を笑顔にする〜All Happy〜」部門:サービス企画室 飯塚さん。
    コロナ禍でのZoom締め会、全社イベントを率先して企画・運営しやりきったこと。
    先回りして業務に取り組む姿勢、常に上司の期待を越えようとする姿勢、チームワークを大切にする姿勢など、社員皆が一丸となり一つの方向に進むために、率先してチームの動きを良くしようとする行動を評価
  • 「気づいたらすぐ行動〜From You〜」部門:CSお客様相談室 佐久間さん。
    CSお客様相談室の室長として今年は新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、仲間の安全管理も行いながらCS業務を続けるというお客様のために責任感を持って主体的に解決に動いていただいたことに感謝するとともに、その率先した行動・姿勢を評価

受賞者はもちろん会場にいるメンバーや司会者まで、受賞者が誰なのかを何も知らされていないこともあり、発表された瞬間はコメントスクリーンでは大変盛り上がり、サプライズな表彰式となりました。

「のびしろで戦う〜White Space〜」部門を受賞し、コメントスクリーンでお祝いされる古賀さん
バリュー表彰を受賞した4人で記念撮影

「新しい人を知る」ためのクイズ形式+トークセッションで盛り上がりを見せた懇親会

デザインしたタンブラーで乾杯するも、背景に同化するハプニング発生(笑)

今年はコロナウイルスの影響で歓迎会もできておらず、新しい人のことを知れる機会がなかったので、二部の懇親会では「新しい人を知る」にフォーカスし、実施されました。

2020年以降に入社された方を全体に知ってもらうためにその方にまつわるクイズをZoom上で行い、その後、司会がどんどん話を広げていくというクイズ形式のトークセッションです。対象は2020年に入社された、新卒6名+中途5名の計11名でした!

二部ではクイズや司会による新入社員への質疑応答を通じて、コロナ禍でなかなか関わりが持てなかった、新入社員のことを知ることができました。そして写真のとおり、Comment Screenでたくさん反応していただき大盛況で幕を閉じました!

全社イベントをオンラインで実施してみての感想と振り返り

初めてのオンラインでの全社イベントということで、準備は大変でしたが、様々なツールなどを導入することによって、無事に開催することができました!準備した運営側としては、思ったよりみんな楽しんでいる様子を見れて、嬉しかったです。

よかったこと

参加したメンバーのアンケートをもとに振り返りをすると、アンケートの中でもComment Screenについてのポジティブな感想が多かったです。「自分のコメントが流れたり、そのコメントに共感してまた新しいコメントが出たりと、一体感が出て、盛り上がったと思う」「バリュー表彰では、すぐにお祝いコメントをComment Screenで伝えることができたので、リアルでやるよりもよかったかも」などの声が集まりました。

Comment Screenを利用したことで、一方向のコミュニケーションではなく、双方向にインタラクティブなコミュニケーションができ、いっしょにイベントを盛り上げることができたと思います。これから社内イベントのオンライン実施を検討される方はぜひ試してみるとよいかもしれません。

次回に向けて改善が必要なところ

逆に、反省点としては、ネット環境やマイクなどの影響によって音が聞こえにくかったことが挙げられます。

また、今回は音声を聞いたり、プレゼンスライドを見たり、Comment Screenを使ったりと、参加者側も集中力が必要だったので、そういった面で「リアルより少し疲れた」というコメントもありました。

なのでこまめに休憩を挟むとか、ブレイクアウトルームを作成しチャット以外で双方向のコミュニケーションがとれる機会があれば、よかったなと感じました。


以上、全社イベントのことについてお伝えしてまいりましたが、雰囲気やイベントに取り組む熱量を感じていただけましたでしょうか?

コロナ禍であっても「新しい日常をつくる」のビジョン実現に向けて、全メンバーが一丸となって、2020年下期も引き続き皆様に「愛」されるサービスづくり・会社づくりをしてまいります。

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